L’organisation d’un événement professionnel peut se révéler complexe. Annulation d’un prestataire, modification du planning, panne d’un appareil électronique : de nombreux imprévus peuvent survenir. Pour réussir l’organisation d’un événement d’entreprise, il vous faudra procéder de manière méthodique et rigoureuse. Cela vous permettra d’asseoir des bases solides et de vous dégager du temps pour résoudre les contretemps de dernière minute. Mais alors, quelles sont les étapes clés à suivre ?
Organisation d’un événement d’entreprise : la phase de réflexion
Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement professionnel, prenez le temps de le penser et de le visualiser. Cette phase de réflexion vous permettra de passer à l’action en toute sérénité.
- Étape 1 : définir les objectifs et la cible de votre événement professionnel
Pourquoi organisez-vous cet événement ? Quel est le message à faire passer ? À qui s’adresse-t-il ? Ces questions seront votre boussole et vous aideront à appréhender l’organisation d’un événement d’entreprise et surtout à le réussir. Elles vous aiguilleront pour définir la nature de l’événement et votre cahier des charges. Il est donc important d’y répondre de manière détaillée avant de vous lancer dans la phase opérationnelle.
- Étape 2 : définir le format
Après avoir répondu à ces trois questions, vous pourrez ensuite définir le format de votre événement. Cette liste est non-exhaustive, mais vous donnera sûrement quelques idées :
- un petit déjeuner, un format court où les salariés se réunissent autour de viennoiseries avant de débuter leur journée de travail ;
- un lancement de produit, une cérémonie lors de laquelle les nouveaux produits ou services sont présentés aux clients ;
- un événement client où vous invitez vos clients les plus fidèles à une soirée informelle ;
- un séminaire sous forme de réunion en plénière, d’activités de team-building ou d’ateliers sur un ou plusieurs jours ;
- Un afterwork pour se détendre entre collègues après le travail ;
- un job dating, une session de recrutement dynamique sous forme de speed dating ;
- un workshop ou une formation pour former les salariés autour d’un nouveau produit ou service ;
- une soirée d’entreprise pour célébrer les résultats de l’entreprise et remercier les collaborateurs en les réunissant lors d’un moment convivial.
- Étape 3 : définir le thème
Après la réflexion sur le format vient la définition du thème. Celui-ci doit bien évidemment être en adéquation avec les objectifs, la cible et le format précédemment évoqués.
Le thème d’une soirée d’entreprise sera différent de celui d’une conférence visant à informer les collaborateurs. Pour l’un comme pour l’autre, osez proposer des idées innovantes. Vous attirerez davantage de monde et les participants se souviendront de votre événement. Si celui-ci s’adresse aux salariés, vous pouvez, par exemple, faire appel à un intervenant inspirant. Cela motive généralement les collaborateurs à faire le déplacement. Sachez que des agences peuvent vous aider à entrer en contact avec des personnalités inspirées et inspirantes.
Organisation d’un événement professionnel : la phase de concrétisation
Manger des produits de qualité
Ça y est, l’événement est bien ficelé sur le papier, il peut désormais devenir réalité !
- Étape 4 : fixer la date
Le choix d’une date ne se fait pas à la légère et rien ne doit être laissé au hasard. Il vous faudra prendre en compte les jours fériés, les ponts, les événements internes, mais également les événements extérieurs à votre entreprise. Veillez, par exemple, à ce que votre événement ne tombe pas le même jour ou parfois la même semaine qu’un événement sportif ou culturel très connu. Les prix des hébergements et des prestataires dans les alentours risquent de s’envoler au vu de la demande accrue.
- Étape 5 : définir le budget
La définition des coûts engendrés par l’événement est une étape primordiale. Ce budget prévisionnel vous évitera les mauvaises surprises et permettra de vous rendre compte de ce qui est réalisable ou non. Pour cela, commencez par lister les postes de dépenses : la location des espaces, la restauration, le personnel, le matériel audiovisuel, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement, la communication, l’animation, etc.
En fonction des devis effectués auprès des professionnels, vous pourrez ensuite allouer un budget à chacun d’entre eux. Si vous constatez que vous êtes au-dessus du budget qui vous est attribué, alors il vous faudra revoir certains paramètres, obtenir d’autres devis et/ou diminuer le nombre de participants.
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Faire bouger les choses en entreprise
À moins que vous soyez digital nomad ou en télétravail à 100 %, vous mangez au bureau 4 ou 5 fois par semaine. Chez Popote, nous participons activement à la lutte contre le réchauffement climatique, notamment en concoctant des recettes à partir de produits locaux et saisonniers. Nous privilégions au maximum les circuits courts et servons exclusivement des fruits et légumes de saison.
Pour y parvenir, nous comptons sur nos nombreux partenariats avec des maraîchers et des éleveurs de la région, mais aussi des producteurs laitiers. Nous réduisons ainsi considérablement les émissions de CO2 liées au transport, le gaspillage d’eau et les emballages tout en vous proposant des produits de meilleure qualité.
Organisation d’un événement d’entreprise : la phase du choix des prestataires
Une grande partie de la réussite de l’événement repose sur vos épaules, mais elle relève également de la compétence, de l’expertise et du savoir des prestataires. D’où l’importance de bien les choisir !
- Étape 6 : rechercher et définir le lieu
Déterminer les objectifs, les cibles, le format, le thème, la date et le budget, tout cela est derrière vous ! Vous pouvez désormais vous concentrer sur le lieu de votre événement, facteur indispensable au succès de celui-ci.
Le lieu doit être adapté au format et au thème ainsi qu’à votre cible. Si vous souhaitez marquer les esprits pour révéler votre tout dernier produit, un lieu d’exception sera idéal. L’établissement hébergeant votre événement peut être un hôtel, un centre de congrès, un château, un stade, un amphithéâtre ou tout autre lieu atypique accueillant des événements (galerie d’art, cirque, garage, lieux désaffectés, etc.).
La tâche peut paraître ardue, mais ces lieux sont généralement bien référencés et géolocalisés sur internet, ce qui facilitera vos recherches. Pour affiner votre recherche et/ou savoir quel lieu privilégier parmi plusieurs options, il vous faudra prêter attention aux éléments suivants :
- disponibilité du lieu et coût de la location ;
- situation et accessibilité ;
- prestations incluses et non incluses dans la location du lieu ;
- présence d’un coordinateur ou non ;
- capacité d’accueil maximale ;
- exclusivité ou non du lieu.
Enfin, n’hésitez pas à visiter le lieu pour poser toutes vos questions et vous imprégner de l’ambiance.
- Étape 7 : choisir son traiteur
Peu importe la nature de l’événement, quel est l’élément qui laissera un souvenir impérissable aux salariés ? La nourriture, le buffet, les amuse-bouche, bref ce qu’ils pourront savourer lors de cette occasion spéciale. Et c’est là que Popote entre en scène !
Quel que soit votre événement, votre budget, la date ou l’horaire, nous vous proposons une prestation sur-mesure 100% adaptée à vos besoins. Notre service Pop’Events et notre chef vous promettent des événements mémorables !
le plateau-repas nouvelle génération, 100% zéro déchet. Notre sélection de verrines sucrées et salées, quant à elle, sera idéale pour vos buffets d’entreprise. Et, cerise sur le gâteau, nous fournissons les couverts et serviettes. Vous n’aurez plus qu’à profiter ! Pour un afterwork réussi, Popote vous propose des planches de fromages et de charcuterie, des mezze et tartinades ainsi qu’une sélection veggie.
Pour tout événement, un seul mot d’ordre : rapprochez-vous de nos Popote Manager . Rien n’échappe à leurs oreilles attentives. La prestation sera 100 % personnalisée et parfaitement adaptée à vos besoins. Vous profiterez également de conseils d’experts possédant un véritable savoir-faire en termes d’organisation d’événements professionnels. Quantité de nourriture, personnel de service, mise en place de l’événement, tout cela n’a plus de secrets pour eux.
Il ne vous reste plus qu’à envoyer le Save the Date et les invitations. Ne lésinez pas non plus sur la communication !
Organisation d’un événement professionnel : la phase opérationnelle
Le grand jour approche et vous l’aborderez sereinement grâce au respect des étapes précédemment mentionnées.
- Étape 8 : établir un rétroplanning
Le rétroplanning est un outil essentiel à la réussite de votre événement. Commencez par lister l’ensemble des tâches à réaliser pour l’organisation de ce dernier. Pensez, par exemple, à la recherche et à la validation du lieu, au design et à l’envoi des invitations, à la recherche et gestion des prestataires et à toutes les démarches administratives (signature des contrats, validation en interne, versement des acomptes…).
Une fois cette liste de missions établie, indiquez la date de début et de fin pour chacune d’entre elles. Attribuez-les ensuite aux différents membres de votre équipe et aux prestataires.
- Étape 9 : gérer l’événement et la post-production
Le jour de l’événement, veillez à arriver en avance. Vérifiez que l’événement soit clairement indiqué. Votre planning en main, vous agirez comme un chef d’orchestre vous assurant que tout le monde est au bon endroit au bon moment en train de réaliser la ou les missions qui lui ont été confiées.
Lorsque l’événement se termine, votre travail à vous n’est pas achevé. Vous devrez prendre le temps d’échanger avec les différentes parties prenantes de l’événement, prestataires et participants. Ils vous permettront d’évaluer l’événement de manière objective et comprendre ce qu’il faudra reconduire ou au contraire améliorer. Un courrier de remerciements accompagné de quelques photos sera fortement apprécié afin de conclure votre mission de la plus belle des manières !